Бланк Листа Ознакомления С Личным Делом
Скачать пустой бланк листа. Лист ознакомления с приказом. Личный листок. Книжная бакалея Такой Лист ознакомления обычно хранится в личном деле Работника. Просмотр темы - Как знакомить работников с личным делом. Лист ознакомления. (и хранить в личном деле). Скачать бланк. С личным делом Листы.
Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от № 640 Законодательные требования Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.
Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.
Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации. Какие меры необходимо принять. Составить внутренний регламент ведения личных дел. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих. Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве. В личном деле сотрудника хранятся:. заявление о приеме на вакантную должность;.
резюме;. ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;. ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;. рекомендации предыдущих работодателей;. все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;. трудовой договор и приложения к нему;. данные аттестации;.
должностные инструкции. Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.
Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:. перечень документов в личное дело сотрудника;.
данные конкретного сотрудника;. нумерацию папок;. номенклатурные индексы;. время составления;. полный перечень бумаг;. подпись кадрового работника;. печать.
Образец внутренней описи документов. Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.
Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет. Выдача папок с личными данными Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки.
Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку. Лист ознакомления с материалами личного дела, бланк.
. Для чего ведется личное дело? Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела. Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков. Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска.
В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию. Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне. В государственных организациях Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело.
Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов. В частных компаниях Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.
При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя. В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника. Документы для формирования личного дела Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений.
Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы. Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:. Резюме кандидата, или же;.;. Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
Копия военного билета (при наличии).,;. Справки об отсутствии судимости. Справки с прежних мест работы и т. Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:.;. (экземпляр компании);.
Договор о материальной ответственности;. Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:. Должностная инструкция;. Документы по аттестации или повышении квалификации работника;.;.
Старший бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании, по представлению главного бухгалтера Компании. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность старшего бухгалтера [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания). Старший бухгалтер относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру Компании. Общие положения 1.1. Должностная инструкция страший специалист по учету тмц до dc.
Заявление о предоставлении вычетов;.;. Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;. Справки о последующих медосмотрах;. Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;. Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных. Скачать бланки для оформления личного дела Порядок оформления личного дела Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.
Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:. Заполнение титульного листа (обложки);. Оформление листа-заверителя дела;.
Заполнение внутренней описи;. Подшивка или переплет документов дела.
Титульный лист В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи. Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).
Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения. При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.
Лист-заверитель Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела.
Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри. Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. В частности, здесь отмечаются:. Литерные номера листов;. Пропущенная нумерация страниц;. Листы с фотографиями;.
Вшитые крупноформатные листы;. Конверты с подшитыми вложениями в них;. Поврежденные листы.
Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. Внутренняя опись На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе. В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.
В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. И проставлением даты оформления. Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений) В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.
Бланк Листа Ознакомления С Личным Делом
Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет. Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно. Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела.
Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата. Хранение документов Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ.
При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами:. По алфавиту;. По структурным подразделениям;. По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии. На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.
Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых. В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно. Выдают ли сотрудникам на руки личные дела? Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.
Лист Ознакомления С Личным Делом Образец
Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.