График Документооборота В Бюджетных Учреждениях
Чтобы создавать, получать, принимать бухгалтерские документы к учету, обрабатывать их и передавать своевременно и без проблем, необходимо организовать и контролировать весь процесс. Вам в помощь - образец графика документооборота в бухгалтерии 2017. Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен Одна из ключевых задач любой бухгалтерии - своевременная и качественная обработка документации, связанной с деятельности организации. Причем количество создаваемых и поступающих документов может достигать таких объемов, с которыми порой сложно справиться. Поэтому необходимо организовать трудовой процесс так, чтобы каждый документ был рассмотрен и обработан в срок. Для этого нужен график - специальный документ, в соответствии с которым и будет организован документооборот. График документооборота в бухгалтерии - это внутренний акт, который определяет порядок и сроки представления в отдел (бухгалтерию) первичных документов с целью своевременного их учета и регистрации.
График документооборота может быть. Журнала «Учет в бюджетных учреждениях». N 174н утвержден План счетов бюджетного учреждения и Инструкция по его применению. График документооборота должен. В учреждении. Управления и бюджетных.
График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:. определяет порядок создания и движения первичной документации;.
позволяет своевременно получать документы от контрагентов;. определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию. При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать. Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.
А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками. Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам. Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота.
Чтобы составить и утвердить график документооборота 2017 рекомендуем вам скачать бланк и образец документа на 2017 год: Таким образом, в любой организации должен быть составлен и утвержден четкий график документооборота с указанием ответственных лиц и сроками составления первичной документации. Такой график должен детально прописывать движение документов от сотрудников, которые отвечают за их составлением, до архива. Эти стадии движения документов можно отразить либо в виде таблицы, либо в виде схемы. График должен содержать перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление сотрудников и сроки составления и сдачи этих документов.
Образец графика документооборота в бухгалтерии 2017 Разрабатывая график документооборота, организации по большей части руководствуются рекомендациями, которые дал Минфин СССР. Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от № 105. Оно не теряет своей актуальности до сих пор. Поэтому, разрабатывая график, можно применять именно этот документ. Для удобства все документы можно разбить на несколько отдельных групп.
Например:. документы для контролеров (налоговиков, ФСС, Росстата и т.д.);.
документы для контрагентов (договоры, допсоглашения, платежки);. документы для начисления зарплаты сотрудникам и др. По группам назначаются ответственные. В графике документооборота указываются перечень сотрудников, которые отвечают за составление и сдачу в бухгалтерию той или иной документации, а также сроки представления первичных документов в отдел. Например, в графике может быть указано, что водители предприятия после каждой смены в течение 24 часов обязаны представлять в бухгалтерию путевые листы (для списания расходов на ГСМ) и товарно-транспортные накладные (для списания товарно-материальных ценностей со складов). Также в графике должна быть указана цепочка, по которой документ проходит с момента создания до сдачи в бухгалтерию.
График документооборота может быть прописан и в учетной политике. Здесь отдельном разделе должна быть схема или таблица, описывающие стадии движения документов в организации. Этапами документооборота являются:.
оформление и заполнение документа ответственным лицом (продавцом, экспедитором и др.);. сдача документа в бухгалтерию;.
обработка, проверка и учет документа в бухгалтерии;. направление документа в архив и хранение документа. Следует отразить стадии движения документации в графике документооборота в бухгалтерии. Конкретную форму графика главбух может выбрать по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал перечень документов, используемых в организации, список ответственных за их составление и сроки составления и сдачи этих документов в бухгалтерию и архив.
Бланк и образец документа в табличной форме можно посмотреть и скачать по ссылкам ниже. Как утвердить для бухгалтерии график документооборота График можно утвердить отдельным приказом руководителя организации. Но в этом случае в учетной политике нужно сделать ссылку на приказ, которым был утвержден график.Бланк и образец - ниже. Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» ПРИКАЗ № 52 г. Москва ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить график документооборота согласно приложению 1 к настоящему приказу.
Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера А.С. Генеральный директор А.В. Львов Ознакомьте ответственных работников с графиком документооборота под роспись. Лучше всего для каждого такого сотрудника сделать распечатку фрагмента графика, где будет указано, какие документы и в какие конкретно сроки он обязан сдавать в бухгалтерию. Статьи по теме:. © 2007–2018 ООО «Актион управление и финансы» Газета «Учет.
Право» – еженедельная газета для бухгалтеров. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор).
Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62334 от; Редакция газеты: Администрация сайта.
Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах. Ведение первичных учётных документов осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы: К первому уровню системы следует отнести Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ. Основным актом первого уровня является Федеральный закон от 21 ноября 1996 г.
№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». 2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности; На втором уровне системы нормативных документов единственным регулирующим органом является Минфин РФ. 3-й уровень: методические рекомендаций (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. 4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются: документ по учетной политике предприятия; формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем; графики документооборота. Первичные учетные документы как основа бюджетного учета и документооборот бюджетного учреждения Документ - письменное свидетельство факта хозяйственной операции.
Термин «хозяйственная операция» в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией будем понимать любое событие хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными. Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Одни из них фиксируют хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей и служат для удобства последующей обработки информации, а также дают возможность автоматически вводить данные в компьютер. Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами.
Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа (рис. 1 Порядок составления первичных документов. Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение. Таким образом, первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.
Наиболее распространенный материальный носитель - учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов.
Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения). Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями. По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций.
К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются. Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся: -документы по учету ОС и НМА; -документы по учету сырья и материалов; -документы по учету кассовых операции; -документы по учету банковских операции; -документы по учету НДС; -документы по расчетам с подотчетными лицами; -документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.
Государственное Бюджетное Учреждение Здравоохранения
Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый). По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные.
Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др. Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами.
Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др. По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно.
Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей. Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.
К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций. По месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц. По количеству учетных позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная). Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями, определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).
Бюджетные Организации
В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.